Formulierung der richtigen DMS-Ziele.

Entscheiden Sie, was Sie genau mit DMS erreichen wollen.

Sie müssen zunächst klar vor Augen haben, welche Key Performance Indicators (KPIs) sich durch den Einsatz eines DMS-System verbessern sollten. Sie möchten mit dem DMS-System zum Beispiel:

• Dokumente schneller und einfacher wiederfinden
• Besseren Zugriff zu ihren Betriebsdokumenten bekommen
• Die Zusammenarbeit innerhalb ihres Betriebs verbessern

Machen Sie von diesen Informationen Gebrauch und legen Sie darauf basierend Ihre Ziele fest. Formulieren Sie diese klar und deutlich. Es ist nicht immer möglich, Ziele zu quantifizieren, aber versuchen Sie dennoch, alles so messbar wie möglich zu machen. Unten ist ein schlecht-formuliertes und ein besser-formuliertes Beispiel für ein Ziel.

Schlecht-formuliertes Ziel

"Wir wollen dass Dokumente schneller wiedergefunden werden."

Besseres Ziel

"Die durchschnittliche Anzahl an Minuten die ein Arbeitnehmer pro Tag damit verbringt, nach Dokumenten zu suchen, muss innerhalb von drei Monaten nach der vollständigen Inbetriebnahme des neuen DMS-Systems um 15% gesunken sein."

Mit der Einführung eines DMS-System versuchen Sie immer mehrere Ziele auf einmal zu erreichen. Einige Ziele wiegen naturgemäß schwerer als andere. Überlegen Sie deshalb sorgfältig, welche "Gewichtung" Sie jedem KPI zuordnen.

Kommunizieren Sie die Ziele so klar wie möglich.

Die Implementierung eines DMS-Systems kann nicht einfach als eine Managemententscheidung oder ein IT-Projekt gesehen werden. Viele Mitarbeiter werden auf einer täglichen Basis mit dem System arbeiten müssen. Stellen Sie sicher, dass in allen Ebenen der Organisation genug Unterstützung herrscht, um das neue System zu implementieren. Die Annahme wird viel wahrscheinlicher, wenn die Ziele (und der Nutzen) klar kommuniziert werden. Sie sollten diesen Aspekt nicht unterschätzen. Mit guter Kommunikation wird ein neues System mit Jubel empfangen. Gelingt dies nicht, können Sie viel Widerstand von den Endbenutzern erwarten.

Messen Sie, warum ihre Ziele nicht erreicht werden konnten.

Achten Sie darauf, durchgehend und konsequent zu messen, ob ihre Ziele erreicht wurden. Nur über einen längeren Zeitraum können Sie mit Sicherheit sagen, ob die DMS-Einführung ein Erfolg ist. Schließen Sie nicht zu schnell Schlussfolgerungen, dass das DMS-System wertlos ist, wenn die gewünschten Ergebnisse zunächst ausbleiben.

Dies kann mehrere Gründe haben. Manchmal ist es ein Fehler in der Technologie. Es kann an Funktionalitäten fehlen oder das neue DMS-System arbeitet nicht gut mit den bestehenden EDV-Systeme zusammen.

Jedoch liegen Probleme in der Regel in der Art und Weise, in der das neue DMS-System verwendet wird. In der Praxis stimmt es, dass Menschen nicht gerne ihre Arbeitsweise ändern. Die Chancen stehen gut, dass Ihre Mitarbeiter das neue System anfangs umständlich finden. Richtiges Training und Betreuung können hierbei einen großen Unterschied machen. Achten Sie darauf, dass Sie hierfür genügend Zeit einplanen.

Beurteilen Sie, ob das DMS-System das richtige ist.

Wenn die erwarteten Ergebnisse für eine lange Zeit ausbleiben, liegt oft ein Problem vor. Es kann sein, dass das gewählte DMS-System nicht gut genug an Ihr Unternehmen anschließen kann. Optimieren hat wenig Sinn. Sie gehen am besten wieder erneut auf die Suche nach einem geeigneteren System als weiterhin jahrelang daran zu verzweifeln.

Aber wie können Sie sicherstellen, dass Sie in der zweiten Instanz wirklich die richtige Wahl getroffen haben? Es gibt nie eine Garantie, dass Sie die richtige Wahl treffen, aber Sie werden Ihre Chance vergrößern, wenn Sie nach Anbietern suchen, die bereits Erfahrung mit ähnlichen Implementierungen gemacht haben.

Die Suche nach diesen Lieferanten ist jedoch leichter gesagt als getan. Hierfür können Sie den DMS-Führer einsetzen. Basierend auf Ihrer Branche, unternehmensspezifischen Bedürfnissen und Ihres Budgets finden Sie zwischen Hunderten von angebotenen Lösungen eine kleine Auswahl an Anbietern, die genau das, was Sie brauchen, liefern können.