Wie Sie die Unterstützung des Vorstands für ein DMS-Projekt gewinnen

Wie wir wissen, kann der Vorstand zurecht zögern - Forschung hat gezeigt, dass viele DMS-Projekte keinen echten Geschäftswert bieten. In diesem Zusammenhang ist es wahrscheinlich keine Überraschung, dass den Vorstand für sich zu gewinnen, ein wichtiges Anliegen für diejenigen ist, die beabsichtigen, ihm eine DMS-Lösung vorzustellen.

Dieser Führer soll Sie durch die erforderlichen Schritte führen, um den Vorstand einen klaren und gründlichen Fall für die DMS Annahme zu präsentieren, der sich auf eine Business-Lösung konzentriert, mit deren Hilfe Sie einen guten ROI der Anlage erhalten.

Ohne Fleiß kein Preis

Der Schlüssel um das DMS Potenzial aufzuzeigen ist es, die vom Vorstand wahrgenommenen Probleme des Unternehmens und deren Hauptursachen zu verstehen – und wie das DMS dabei helfen kann, diese zu lösen.

Analysieren Sie zuerst jede Phase des "Dokumenten-Lebenszyklus" Ihres Unternehmens. Dies wird Ihnen helfen, Engpässe zu erkennen, die für den Vorstand ausschlaggebend sind:

• Wie viel Zeit verbringt man mit der Wiederherstellung verlorener Dokumente?
• Wie viel Zeit verbringt man mit der Suche nach Informationen?
• Wie viele Versionen jedes Dokuments sind gleichzeitig im Umlauf?
• Wie oft müssen Dokumente wiederhergestellt werden, weil sie verloren gegangen sind?
• Wie viel Zusammenarbeit geschieht tagtäglich?

Nach den festgestellten Engpässen ist es an der Zeit, zu zeigen wie ein DMS die Probleme löst, die dem Vorstand am meisten Kopfzerbrechen bereiten. Es ist nicht immer einfach herauszufinden, wo der Schmerzpunkt in Dokumenten-Management liegt. Um dies herauszufinden, verwenden Sie am besten den DMS-Führer.

Manuell vor Automatik

Eine der Schlüsselrollen eines DMS ist es, die ganze Schwerstarbeit zu übernehmen und Abteilungen keine Zeit und Ressourcen dafür verschwenden müssen. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie beweisen, wie effektiv ein System in der Realität sein wird - und welches ist der beste Weg, dies zu tun? Durch die manuelle Durchführung eines DMS-Prozesses.

Beziehen Sie sich zum Beispiel auf die Suche nach einem bestimmten Dokument. Übernehmen Sie im Anschluss an den DMS-Prozess manuell die erforderliche Arbeit, um das Problem anzugehen. Berechnen Sie, wie viel Zeit und Mühe im Ganzen verschwendet wird, und Sie erhalten eine Schätzung der Produktivitätssteigerungen die Sie mithilfe der Einführung eines DMS-Systems erreichen.

Diese Art von Forschung ist es, die der Vorstand in der Präsentation hören will - greifbar, keine unsachlichen Zahlen und Übertreibungen und Fakten auf Grundlage von tatsächlichen Feststellungen.

Gruppenzwang

Angst kann ein starker Motivator sein - aber Sie sollten davon nicht leichtsinnig Gebrauch machen. Wenn Sie dem Vorstand unterbreiten, dass Sie mit einem DMS arbeiten müssen, da die Konkurrenz das auch tut, könnte dies als zu pressierende Taktik gesehen werden. Wenn man jedoch echte Forschung nachweisen kann, die belegt wie ein DMS der Konkurrenz geholfen hat, dann kann „Gruppenzwang“ helfen.

Des weiteren ist es wichtig zu zeigen, wie ihnen das DMS die Kundenerfahrungen näher bringen kann. Von Sozialen Medien bis via E-Mail können Sie ihre Kunden kontaktieren, sich mit ihnen vernetzen und in Kontakt bleiben, indem Sie personalisierte digitale Kommunikation verwenden, die direkt mit ihnen spricht und sich ihren Bedürfnissen und Problemen annimmt. Viele Unternehmen nutzen dieses Potenzial bereits mit ausschlaggebenden Ergebnissen. Bei Nichtbeachtung dieses einflussreichen Tools könnte Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren hinten anstehen - vielleicht sollte das Argument nicht heißen „unsere Konkurrenten tun es, also müssen wir es auch tun“, sondern, „unsere Kunden wollen es, also müssen wir es auch tun“.

Schließlich, werfen Sie einen Blick auf Branchendurchschnitte und Benchmark-Studien, um wichtige Einsichten in der eigenen Leistung zu entdecken. Ist Ihre Produktivität und Dokumenten-Management leistungsschwach? Wenn ja, könnte eine DMS-Lösung helfen, die Waage ins Gleichgewicht zu bringen?

Vorstands-Bedenken

Sie haben Ihre anfängliche Forschung getan und Kennzahlen und Beispiele zusammengesucht, wie ein DMS-System helfen kann, die Probleme in Ihrem Unternehmen zu lokalisieren, identifizieren und aufzugreifen. Jetzt ist es an der Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was der Vorstand von Ihnen während der Präsentation erwarten wird. Klare, prägnante Informationen müssen während des Verkaufsgesprächs präsentiert werden:

• Wie wird das Unternehmen das DMS anwenden?
• Was ist das Ziel?
• Welche Rentabilität wird der Vorstandssitz aus seinen Investitionen bekommen?

Betrachten Sie die folgenden fünf Fragen, die der Vorstand sich selbst - und Ihnen - während der Präsentation stellen wird:

1. „Wie viel wird es uns kosten?“
Laut mehreren Studien sind die Kosten das primäre Problem das es zu überwinden gilt, wenn Sie einen DMS Geschäftsfall erstellen. Es ist wichtig, im Voraus die Höhe der Investitionen, die die Markteinführung erfordern wird, deutlich darzulegen. Wenn Kosten auch nur leicht verschleiert werden, werden Sie das Interesse des Vorstands verlieren. Das Problem ist, dass es nicht immer klar ist, wie viel ein DMS kosten wird. Wenn Sie bereits etwas darüber nachgeforscht haben, werden Sie dies bemerkt haben. Sie können den DMS-Führer auch verwenden, um eine genaue Schätzung zu erhalten, wie viel das Projekt kosten wird.

2. „Was ist mit unserem ROI?“
Kosten beiseite; alles läuft auf ROI zurück. Der Vorstand wird wissen wollen, wie Sie vorgehen werden, um sein Geld zurück zu gewinnen. Also müssen Sie zu den Grundlagen zurückkehren: Prognosen anbieten und Prozentsätze voraussagen, so dass der Vorstand erfährt, wie viel Geld er aus Ihrer Investition machen kann. Es ist wiederum wichtig, so klar wie möglich zu sein. Vage Versprechungen oder schlecht messbare KPIs werden den Vorstand niemals dazu bringen, Ihren Fall zu unterstützen.

3. „Welchen Nutzen werden wir kurzfristig sehen?“
Beziehen Sie sich nicht nur auf die langfristigen Vorteile sondern achten Sie darauf, auch die kurzfristigen Vorzüge zu betonen. Das ist durchaus gut möglich, da es eine Reihe von Möglichkeiten gibt, wie ein DMS-System beinahe unmittelbar Wert bringen kann. Durch die Verwendung einer zentralen Datenbank zur Dokumentenspeicherung wird die Zugänglichkeit und Sicherheit der Dokumentenverwendung verbessert. Nachdem Sie einige dieser „unmittelbaren Nutzen“ erklärt haben können Sie die Aufmerksamkeit dann auf längerfristige Gewinne lenken.

Bei der Präsentation selbst ist es wichtig, mit den Geschäftsproblemen zu beginnen und zu zeigen, wie ein DMS jedes Problem lösen wird. Halten Sie Ihre Präsentation prägnant, geradeheraus und Jargon frei mit höchstens einem halben Dutzend wichtiger Vorteile. Dazu kann gehören, wie DMS für das Unternehmen gut sein wird, wie es das Unternehmen verbessern wird und, basierend auf handfester Forschung, welche Rendite und neue Geschäfte es voraussichtlich generieren wird.

Stellen Sie sich auf mehr als ein Treffen mit dem Vorstand ein – Sie möchten vielleicht Beispiele für die Berichte, Dashboards, oder sogar ein Arbeits-Demo als Folgebericht sehen. Planen Sie immer im Voraus, sodass Sie, falls weitere Informationen angefordert werden, die Folge-Materialien bereits greifbar haben.

Bekommen Sie den Vorstand dazu, das Projekt zu unterstützen

Abschließend müssen Sie klar an die Vorstandsmitgliedern appellieren, dass der Vorstand sichtbar hinter der Markteinführung eines DMS stehen muss um eine maximale Benutzerakzeptanz im gesamten Unternehmen zu garantieren. Dieses offizielle 'Gütesiegel' ist wesentlich für den langfristigen Erfolg Ihrer DMS-Markteinführung. Die meisten DMS-Projekte scheitern aufgrund mangelnder Unterstützung aus Managerreihen.

Wenn Sie dies geschafft haben, ist es an der Zeit DMS Lieferanten für Produktdemos einzuladen. Damit beginnt der Umsetzungsprozess. Das Finden des richtigen DMS Lieferanten kann eine schwierige Aufgabe sein. Verwenden Sie den kostenlosen DMS-Führer um mit einem Vorsprung zu beginnen. Sie werden DMS-Systeme auf der Grundlage Ihrer Branche, Budgets und Einsatzzwecks finden.