Wie sicher ist ein Cloud-DMS?

In immer mehr Unternehmen erweckt das allmählich das Gefühl, dass es etwas voreilig sein könnte, alles einfach schnell auf die Cloud zu setzen. Diese Geschichten hinterlassen den Eindruck, dass die Speicherung Ihrer Kundendaten in der Cloud richtig gefährlich sein kann.

Aktuellen Studien zufolge hat die Mehrheit der Unternehmen beschlossen, aufgrund von Sicherheitsbedenken das Cloud-DMS nicht umzusetzen. Dabei weisen Sie auf den Schutz vor Internetkriminalität (unberechtigter Zugriff und Nutzung der Unternehmensdaten) hin.

Die Schäden einer Sicherheitsverletzung können verheerend sein. Nicht nur, dass wertvolle Information gestohlen werden könnte; der Schaden den der Ruf des Unternehmens hinnimmt, ist sogar noch schlimmer. Eine kürzlich PricewaterhouseCoopers (PWC) Umfrage unter 3.877 Befragten aus Organisationen in 78 Ländern brachte hervor, dass in Bezug auf Internetkriminalität die größte Sorge dem Schaden des guten Rufs darstelle (40% der Befragten). Und wie Sie vielleicht wissen, ist Internetkriminalität nur eine der Gefahren für die Datensicherheit. Unter Berücksichtigung all dieser Bedenken ist es angemessen, sich zu fragen: Ist es besser, Cloud-Technologie zu vermeiden, um sich zu schützen?

Einige wichtige Fakten über Gefahren?

Würde ein Cloud-DMS mit all seinen Vorteilen abgelehnt werden, wäre der Verlust dann größer als der Gewinn? Bevor wir tiefer in die Diskussion vordringen, müssen wir zuerst unsere Fakten zurechtlegen. Wie viele Unternehmen waren wirklich von Internetkriminalität betroffen?

Eine weitere Umfrage von PWC fragte mehr als 500 Führungskräfte und Sicherheitsexperten über den Stand der Risiken und Cyber-Bedrohungen. Es wurde festgestellt, dass drei von vier (77%) Befragten ein Sicherheitsereignis in den letzten 12 Monaten gemeldet hatte und mehr als ein Drittel (34%) aussagte, die Zahl der vorgefundenen Sicherheitsvorfälle hatte sich gegenüber dem Vorjahr erhöht. So ist es keine Überraschung, dass mehr als 59% der Befragten angaben, sich dieses Jahr mehr Sorgen um Cyber-Bedrohungen, als in der Vergangenheit zu machen.

Also ja, Datensicherheit spielt eine große Rolle. Dies bezieht sich jedoch auf Daten von Internetkriminalität im Allgemeinen. Es muss gesagt werden, dass mit steigender Beliebtheit von Cloud-Speicherung von Daten, es sich für Internet-Kriminelle immer mehr lohnt, sich einen Weg in Ihr System zu hacken.

Sollten Sie sich nur um Hacker Sorgen machen?

Nein. Es gibt mehrere Sicherheitsaspekte, die Sie beachten sollten, wenn sie sich für ein Cloud-DMS entscheiden. Diese Aspekte können in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden.

• Nicht autorisierte Benutzer erlangen Zugriff auf Ihre Daten.
  Dies ist, was wir zuvor besprochen haben: Internetkriminelle versuchen, sich in Ihr System zu hacken, um wertvolle Informationen abzurufen. Sie können diese Informationen verkaufen, für sich selbst verwenden oder Sie damit erpressen (indem Sie, wenn Sie Ihre Daten zurück möchten, einen Betrag X überweisen).
• Zugänglichkeit des Systems
  Das zweite Sicherheitsbedenken ist die Ausfallzeit. Sie sollten verstehen, dass, sobald Sie mit DMS in Ihrem Unternehmen begonnen haben, es schwer ist, das System wieder zurückzustellen. Wenn es ein Problem mit den Servern des DMS Lieferanten gibt, könnte es sein, dass das System vorübergehend nicht verfügbar ist. Dies klingt vielleicht nicht katastrophal, aber Sie sollten die Auswirkungen nicht unterschätzen. Es ist wahrscheinlich, dass viele Geschäftsprozesse zu einem vollständigen Stillstand kommen.
• Datenverlust
  Der Verlust von Unternehmensdaten könnte jedes Unternehmen, ob groß oder klein vollständig lahm legen. Das ist ein Grund, warum IT-Manager oft zögern, ihre Daten einer dritten Partei anzuvertrauen. Natürlich sollten Sie Ihrem Cloud-DMS-Anbieter Fragen stellen, wie sie mit Ihrer Datensicherheit umgehen sollten. Aber trotzdem werden Sie weniger Kontrolle haben, wie der Schutz abgehandelt wird.

Sollten Sie sich also von Cloud-Technologie fernhalten?

Unter dem Strich stellt sich also die Frage: Besteht ein Risiko bei der Umstellung auf Cloud-DMS oder nicht? Die ehrliche Antwort ist, dass kein Computerhersteller wirklich sagen kann, das es 100% risikofrei ist. Aber wie sicher sind Ihre Daten jetzt - im Büro?

Es ist wahr, dass Sie bei Ihrem lokalen DMS-System mehr Mitsprache in den zu ergreifenden Sicherheitsmaßnahmen haben. Sei es wie es sei, die meisten Unternehmen schützen ihre Daten nur schlecht. Vor allem kleinere Unternehmen ohne umfangreiche IT-Budgets vernachlässigen Sicherheitsmaßnahmen und regelmäßige Sicherheitskopien ihrer Daten.

Aber auch wenn Sie äußerst qualifizierte IT-Mitarbeiter haben die Sicherheit ernst nehmen, werden diese nie so flüssig sein wie der SaaS-Software-Anbieter. Cloud-DMS-Anbieter haben riesige Mengen an Zeit, Ressourcen und Energie um Ihre Datensicherheit zu gewährleisten, da ihr guter Ruf auf dem Spiel steht. Da Datensicherheit bei Unternehmen, die sich auf die Cloud umstellen, ein großes Anliegen darstellt, können Sie sich vorstellen, was passieren würde, wenn es einen großen Sicherheitsverstoß bei einem der ERP-Anbieter gibt.

Denken Sie an die Dinge, die Sie verpassen wenn Sie das Cloud-DMS ignorieren.

Wir haben uns auf die Schäden, die durch Internetkriminalität entstehen können, konzentriert. Aber die Speicherung Ihrer Daten in der Cloud kann Ihnen in sich selbst eine zusätzliche Sicherheit geben. Die Cloud ist, in gewisser Weise, Ihr eigenes Geschäftsfortsführungs-System. Sie sollten regelmäßig umfangreiche Sicherheitskopien ihrer lokal gespeicherten Daten machen. Sollten Ihre Server dann aus irgendeinem Grund ausfallen, werden Ihre Daten nicht verloren sein. Das Problem ist jedoch, dass fast alle Menschen dies nicht richtig tun. Datenverlust durch unsachgemäße oder unzureichende Datensicherung ist daher ein riesiges Problem.

Mit einer Cloud Option ist das Wiederherstellen Ihrer Daten in nur ein paar Klicks getan. Cloud-DMS ist auch eine Lösung bei menschlichem Versagen. Die Arbeit mit der Cloud kann also viele Vorteile bringen, einschließlich Kosten, Verwaltung und Zweckmäßigkeit. Das bedeutet jedoch nicht, das sie immer die richtige Antwort für jedes Problem ist. Wir versuchen nicht Sie zu überzeugen, sich per se für ein Cloud-DMS zu entscheiden. Es ist nur so, dass Sie berücksichtigen sollten, dass übermäßige Vorsichtigkeit gegenüber Sicherheitsproblemen Ihrem Unternehmen hinsichtlich der verpassten Gelegenheit schaden könnten.

Pragmatische Schritte nach vorne

Da haben Sie es. Wir haben erkannt, dass es vernünftig ist, sich um die Sicherheit des Cloud-DMS Gedanken zu machen. Auf der anderen Seite gilt: Kein alternatives IT-System kann Sie vollständig gegen Sicherheitsverstöße schützen. Und die Datensicherheit, wenngleich wichtig, ist nicht die einzige Überlegung bei der Auswahl eines DMS-Systems. Durch das Ignorieren der Umstellung auf die Cloud könnten Sie erstaunliche Funktionen verpassen, die Ihrem Unternehmen helfen würden, den nächsten Schritt zu machen.

Wir können Ihnen keine endgültige Ja oder Nein-Antwort für oder gegen das Cloud-DMS geben. Es hängt alles von Ihren Zielen, Ihrem Budget, der Art von Dokumenten, die Sie in der Cloud speichern, etc. ab. Wenn Sie wissen wollen, ob ein Cloud-DMS sinnvoll für Ihr Unternehmen wäre, sollten Sie sich unseren kostenlosen DMS Führer holen. Damit werden Sie herausfinden, welche DMS-Systeme am besten für Ihre Branche, Budget und Verwendungszweck geeignet sind. Vielleicht noch wichtiger ist: Sie erfahren ob diese Systeme Cloud-basiert sind oder nicht.