Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Das Dokumentenvolumen innerhalb Firmen wächst jährlich stetig an. Daher wird es immer schwieriger, einen Überblick über alle verfügbaren Dateien zu erhalten. Wie können Sie sicher sein, dass Sie zu jeder Zeit die richtigen und vollständigen Dateien leicht abrufbar können? Indem Sie ein DMS-Systems verwenden.

Ein DMS (Dokumenten Management System) ist ein EDV-System zur Aufzeichnung, Abrufung, Verwaltung, Speicherung, Schutz und Wiedergabe aller relevanten Dateien innerhalb Ihrer Organisation. Dazu gehören Dokumente wie E-Mails, Webseiten, Word-Dokumente, Videos, PDFs und mehr.

Mit DMS sind Daten leicht wieder zu finden.

Ein Dokumentenmanagement-System speichert Dokumente in einer zentralen Datenbank mithilfe von Deskriptoren (Metadaten). Durch die Suche nach Eigenschaften wie Name des Autors, Bezeichnung, Abteilung, Datum, Kategorie und Status können Dokumente leicht lokalisiert werden. Sie müssen also nicht mehr an verschiedenen Orten ein Labyrinth von Ordnern und Dokumenten durchforsten. Alle Informationen sind per Knopfdruck zu finden.

Nicht nur die Einfachheit und Sicherheit ist Grund für Unternehmen, ein DMS zu erwerben. Die gesetzliche Verpflichtung elektronische Dokumente zu speichern - beispielsweise Rechtsvorschriften im Bereich der Archivierung – kann Grund genug sein, um sich ein DMS anzuschaffen.

Mit DMS sind Ihre Daten zuverlässiger und konsistenter

Wie gut ihre Suchmaschine auch funktioniert: Sie müssen in der Lage sein, die Genauigkeit und Konsistenz dieser Daten zu gewährleisten. Information kann verschiedene Formen annehmen. Das bedeutet nicht nur Text-Dateien, sondern auch Audio-Dateien, Videos, Quellcodes, technische Zeichnungen oder eingescannte Rechnungen und Angebote.

DMS-Software findet sich mit einer zunehmenden Vielzahl von Dateitypen zurecht. Dokumente kommen aus den verschiedensten Systemen und haben daher ein anderes Format, das auch überholt sein kann. Indem Dateien (automatisch) konvertiert werden, macht die DMS-Software die Dokumente nicht nur sichtbar, sondern auch anwendbar.

Wenn ein Dokument nicht von jedem eingesehen, geschweige denn angepasst werden kann, dann bietet die DMS-Software die Möglichkeit, einem Dokument Zugangsrechte zu gewähren. Ein weiteres „Statusattribut“ das einem Dokument im DMS zugeteilt werden kann, ist zum Beispiel eine Aufbewahrungsfrist.

Mit DMS kann Ihr Unternehmen besser geschützt werden

Mit einer DMS-Lösung kann genau bestimmt werden, wer Zugriff auf welche Informationen hat. Sie können ganz einfach ändern, welche Aspekte für den Benutzer verfügbar sind. So verhindern Sie zum Beispiel, dass Unbefugte Personalangelegenheiten einsehen können.

Aber was ist, wenn jemand vergisst, sich aus seinem Computer abzumelden? Oder jemand nicht vorsichtig mit seinem Benutzernamen und Passwort umgeht? Moderne DMS-Systeme haben eine bessere Sicherheit als dies. Durch umfassende "audit trails" kann eine Organisation leicht fremden Zugriff erkennen. Wenn zum Beispiel ein Dokument außerhalb des Büros und der Arbeitszeit heruntergeladen wird können erweiterte DMS-Systeme dann ohne menschliche Eingriffe Maßnahmen ergreifen. Der Benutzer wird daraufhin gesperrt und erhält eine Nachricht, dass er mit jemandem Kontakt aufnehmen muss.

Mit einem DMS können Sie Informationen besser archivieren

Der Einsatz eines DMS ist die einfache Möglichkeit, ein digitales Archiv aufzubauen. Mit einem DMS erhält eine Organisation direkt Einsicht in Dokumente aus verschiedenen Systemen. Da ein DMS Metadaten nutzt, können wichtige Dokumente gefunden und Arbeitsprozesse innerhalb von Sekunden optimiert werden. Mit einem DMS haben Mitarbeiter alle Unterlagen allzeit zur Hand; ob auf ihrem eigenen Arbeitsplatz im Büro, in einen anderen Filiale, zu Hause oder auf Reisen. Ein Dokument Management System bietet Arbeitskomfort, Flexibilität und Effizienz.

In einem DMS arbeitet jeder mit der korrekten Version eines Dokumentes.

Eine wichtige Funktionalität der DMS-Software ist die 'Versionsverwaltung'. Dadurch erkennen Sie einfach, welcher Mitarbeiter wann ein Dokument in einer Organisation angepasst hat. Eine solche Einstellung ist auch leicht rückgängig zu machen und umzukehren, so dass das Dokument im Originalzustand zu sehen ist. Sollte ein (angepasstes) Dokument erst von den Aufsichtsbehörden oder der Verwaltung genehmigt werden, bevor es für andere Mitarbeiter sichtbar wird, ist dies mit dem DMS leicht einzustellen. Mit der Versionsverwaltung ist es nicht notwendig, verschiedene (und manchmal auch ältere) Versionen eines Dokuments separat zu archivieren und ist der aktuelle Status eines Dokuments ist immer deutlich sichtbar.

Ist ein DMS-System auch für Ihre Organisation interessant ?

Wie Sie vielleicht gelesen haben, bietet ein DMS-System zahlreiche Vorteile. Aber ist es ratsam für Sie, in ein DMS-System zu investieren? Und welche DMS-Lösung ist am besten geeignet, um diese Probleme zu lösen?

Diese Fragen sind nicht leicht zu beantworten. Sie benötigen gute Kenntnisse über die verfügbaren Systeme und die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens in Bezug auf Informationsmanagement. Am besten und schnellsten finden Sie dies heraus, indem Sie Informationen von einem Experten auf diesem Gebiet anfordern. Nutzen Sie deshalb unseren kostenlosen DMS-Führer. Wir kennen über Hunderte von Systeme und wissen genau, welcher Lieferant zu Ihren Bedürfnissen passt. Also zögern Sie nicht und fragen Sie direkt den kostenlosen DMS-Führer an.