Übereinstimmung mit ISO 9000/9001 - Qualitätsmanagement

ISO 9001 ist eine der bekanntesten ISO Normen mit mehr als 1,1 Millionen Zertifikaten in 175 Ländern. Sie kann von jeder Organisation, ob groß oder klein und unabhängig ihres Tätigkeitsfeld verwendet werden. Sie stellt Anforderungen, um Unternehmen Hilfe zu bieten, indem Sie aufzeigen, dass ihren Kunden konsistente, qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen bieten, die auf der anderen Seite viele wirtschaftliche Vorteile bieten.

Die neu aktualisierte ISO 9001:2015 legt die Kriterien für ein Qualitätsmanagementsystem fest und ist die einzige Norm in der Familie, die zertifiziert werden kann. Es ist wichtig zu beachten, dass Unternehmen nicht verpflichtet sind, diese ISO-Normen zu erfüllen. Es ist empfehlenswert, aber freiwillig.

Die Führung durch die ISO-Norm angeboten wird, ist präskriptiv und nicht deskriptiv. Mit anderen Worten, wie Sie die Kontrolle über Qualitätsdokumente umzusetzen ist Ihre Sache, so lange Sie zeigen, dass Sie die genannten Anforderungen erfüllt haben.

Sei es wie es sei, alle Anforderungen der ISO 9001 zu erfüllen ist, ohne die Hilfe eines DMS (Dokumenten Management System) deutlich schwieriger. Wir wollen insbesondere den Unterabschnitt 4.2.3 des ISO 9001 betrachten. Dieser Unterabschnitt bezieht sich auf eine der „Verpflichtenden Prozeduren“.

Wie man eine ISO 9001:2015 erhält, die mit dem Dokumenten Management System übereinstimmt.

Jedes qualitative Managementsystems durchläuft einen strenger Prozess der Dokumentenkontrolle. Ziffer 4.2.3 besagt, dass die folgenden Punkte geklärt werden müssen, um beim Dokumentenkontrollverfahren besiegelt zu werden:

• Wie Sie Dokumente genehmigen
• Wie Sie geänderte Unterlagen aktualisieren und wieder billigen
• Wie Sie Veränderungen feststellen
• Wie Sie sicherstellen, dass Dokumente dort sind, wo sie gebraucht werden
• Wie Sie Dokumente externer Herkunft kontrollieren
• Wie Sie die unbeabsichtigte Verwendung veralteter Dokumente verhindern

Wie sollten Sie sich also tatsächlich darum kümmern? Wie bereits erwähnt, kann ein DMS-System eine große Hilfe sein. Wir werden jeden Punkt des Unterabschnitts 4.2.3 erläutern.

• Wie Sie Dokumente genehmigen

  Ein erster wichtiger Punkt der Qualitätskontrolle ist, dass Dokumente vor ihrer Verwendung genehmigt werden müssen. Viele DMS-Systeme können Ihnen dabei helfen, indem sie einen automatischen Dokumenten-Ablauf für die Genehmigung von Dokumenten erstellen. In einigen Fällen kann individuelle Gestaltung benötigt werden, um den von der Qualitätskontrolle gewünschten Ablauf zu erreichen, aber in vielen Fällen wird der Arbeitsablauf des Systems genügen.

• Wie Sie geänderte Unterlagen aktualisieren und wieder billigen

  Viele Dokumente müssen regelmäßig überprüft, erneut geprüft und, falls erforderlich, aktualisiert werden. Für einige Dokumente ist dies besonders wichtig (Produkt-Kennzeichnung, Benutzerrichtlinien, Datenschutzerklärung, Preistabellen).

  DMS-Systeme können Ihnen helfen, indem sie automatische Arbeitsabläufe einleiten, die auf dokumentenspezifischen Metadaten basieren. Da einige Dokumente häufiger überprüft und aktualisiert werden müssen als andere, kann der Zeitrahmen pro Arbeitsablauf gesteuert werden.

• Wie Sie Änderungen in Dokumenten identifizieren

  Grundsätzlich müssen Sie sicherstellen, dass die richtige Version des Dokuments/ der Dokumente zur Verfügung stehen.

  Sie können die Funktionalität „Versionsverwaltung“ verwenden. Diese Funktion verfolgt, welche Version des Dokuments verwendet wird, so dass Sie immer die richtige und aktuellste Version eines Dokuments verwenden. Sie können Änderungen und den aktuelle Überarbeitungsstatus von Dokumenten nach Datum oder Heftnummer verfolgen und Veränderungen mit unterschiedlichen Schriftarten oder Farben markieren.

  Eine anspruchsvollere, aber nicht ungewöhnliche Zusatzfunktion ist der „Versionsverlauf“. Das DMS-System speichert dabei jedes Mal wenn das Dokument geändert wird eine Version. Benutzer, die die entsprechenden Rechte haben, können die Revisionen anzeigen und ältere Versionen des Dokuments einsehen. Um sicherzustellen, dass jeder mit der richtigen Version arbeitet, wird dieser Zugang für „Normalanwender“ eingeschränkt. Sie werden nur in der Lage sein, die neueste Version zu sehen.

  Ein anderer Weg, um sicherzustellen, dass das korrekte Dokument verwendet wird ist die gesicherte „Bibliothek zur Entwurfsbearbeitung“ die von manchen DMS Systemen unterstützt wird. Autoren können an Dokumenten arbeiten, bevor sie „veröffentlicht“ werden. Nachdem sie veröffentlicht sind, werden sie an einen anderen Ort verschoben, so dass alle Mitglieder der Organisation darauf Zugang haben.

• Wie Sie sicherstellen, dass Dokumente dort sind, wo sie gebraucht werden

  Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements ist, dass Unterlagen immer leicht zugänglich sein sollten, wenn sie gebraucht werden. Dies gilt sowohl für gedruckte als auch für digitalisierte Dokumente.

  Gedruckte Dokumente können allen möglichen Gefahren ausgesetzt werden. Eine heiße Tasse Kaffee, ein unglücklicher Wolkenbruch etc. Dies stellt ein Problem dar, wenn die Dokumente anschließend unleserlich sind. Sie müssen regelmäßig den Zustand von häufig verwendeten Papierdokumente überprüfen, um zu bestimmen, ob sie ersetzt werden müssen. Die Digitalisierung dieser Dokumente kann eine Menge Kopfschmerzen verhindern. DMS-Systeme können bei ausreichend Capture-Technologie helfen. Aber das bedeutet nicht, dass das Problem damit gelöst ist. Digitale Dokumente können auch leicht in einem Wald von Dokumenten verloren gehen. Vom Computer erstellte Dokumente erhalten manchmal Dateinamen, die nicht mit dem Inhalt übereinstimmen, was dazu führen kann, dass Sie mehrere Dateien öffnen müssen, bevor sie das richtige finden.

  Dokumenten Management Systeme können Ihnen auch mit dem Wiederauffinden von Dokumenten helfen. Sie werden erstaunt über die Möglichkeiten sein, die die meisten Lösungen anbieten können. Sie können Dokumente hinsichtlich Titel, Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Metatags, Autor, Dateiformat und sogar Volltextsuche suchen.

• Wie Sie Dokumente externer Herkunft kontrollieren

  Es ist wichtig zu wissen, welche Dokumente von außerhalb Ihres Unternehmens stammen. Natürlich werden externe Dokumente den strengen Qualitätsrichtlinien, die Sie in ihrem Unternehmen aufgestellt (oder planen, aufzustellen) nicht folgen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie Dokumente aus anderen Quellen erkennen, kontrollieren und managen können.

  Es ist relativ simpel, wie ein DMS diese Arbeit erleichtern kann. Nachdem ein Dokument aus einer externen Quelle mit dem DMS-System importiert wurde, kann es als solches gekennzeichnet werden. Jetzt da es die richtigen Metadaten hat, können Sie es leicht in Ihrem System finden. Zusätzlich können Sie spezielle Arbeitsbefehle programmieren, die ausgeführt werden, wenn ein Dokument als „extern“ gekennzeichnet wird.

• Wie Sie die unbeabsichtigte Verwendung veralteter Dokumente verhindern können

  Die unbeabsichtigte Verwendung von Dokumenten der Kategorie „veraltet aber noch in Gebrauch“ ist die häufigste Hürde. Veraltete Dokumente können viele Probleme verursachen, wenn sie nicht kontrolliert werden. Dafür stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

  Eine Möglichkeit wäre es, computerunterstützte Dokumente im schreibgeschützten Modus zur Verfügung zu stellen und nur die aktuelle Version für Computerarbeitsplätze zugänglich zu machen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozedur Methoden deckt, um die Erstellung, Verwendung und Verbreitung von unberechtigten und nicht genehmigten oder falschen Dokumente zu untersagen.

  Wenn Dokumente archiviert werden, stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen ordnungsgemäß gekennzeichnet, indiziert und archiviert sind, sowie vorzugsweise kontrollierten oder eingeschränkten Zugang haben. Abweichungen gegenüber dem Dokumenten-Kontrollprozess sind eine der häufigsten Prüfungsfeststellungen. Sie liegen gut daran geeignete Leistungsindikatoren zu kreieren, um eine wirksame Umsetzung des Dokumenten-Kontrollprozesses zu demonstrieren.

Welche DMS-Systeme konzentrieren sich auf ISO?

Wie die Einleitung des Artikels bereits erwähnt: Es spielt keine Rolle, wie Sie die Kontrolle über Qualitätsdokumente umsetzen, solange Sie nachweisen, dass Sie die genannten Anforderungen erfüllt haben. Das bedeutet, das DMS-Anbieter mit verschiedenen Möglichkeiten dieses Ziel in Ihrem Unternehmen erreichen können. Aber es gibt große Unterschiede zwischen den Lösungen, die mithilfe richtiger Fallstudien ausgearbeitet wurden und Lieferanten, die sich weniger auf ISO konzentrieren. Wir könnten hier einfach die Anbieter auflisten, die tiefgründig darüber nachgedacht haben, wie Sie mit deren Lösung ISO zertifiziert werden können.

Das Problem ist, dass die Zertifizierung bei der Suche nach einer DMS-Lösung nur einen kleinen Teil der Anforderungen darstellt. Wichtiger sind Ihre allgemeinen Ziele, Ihr Budget, IT-Infrastruktur, etc. Wenn Sie wissen möchten, welches DMS-Systeme am besten für ihr Unternehmen geeignet ist, sollten Sie von unserem kostenlosen DMS-Führer Gebrauch machen.