DMS vergleichen

Wie Sie sich auf einen DMS-Vergleich vorbereiten sollten

Vor dem Start der Suche nach Anbietern müssen Sie klar vor Augen haben, wofür Sie das DMS-System nutzen wollen. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wissen Sie, welche (Basis) Funktionalitäten nicht fehlen sollten. Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an ein DMS-System, die folgenden Fragen müssen jedoch immer geklärt werden:

• Wie hoch ist das verfügbare Budget (für die Lizenz-, Wartungs- und Servicegebühren)?
• Kann das neue DMS problemlos mit den Systemen, die Sie momentan verwenden, integriert werden?
• Wie wichtig ist die Benutzerfreundlichkeit des Systems?
• Können anschließend noch leicht neue Funktionalitäten hinzugefügt werden?
• Sollte die Organisation auch selbstständig Anpassungen vornehmen?
• Haben Sie auch Niederlassungen im Ausland, sodass das DMS mehrere Sprachen unterstützen muss?

Diese Fragen sind für fast alle Unternehmen relevant, unabhängig von deren spezifischen Hintergründen. Wenn wir diese dazu noch in Erwägung ziehen, wird die Entscheidung für ein DMS-System noch komplexer.

Wählen Sie ein DMS-System, das zu Ihrem Unternehmen passt

Alle Tipps für die Suche nach einem guten DMS-System können in einem einzigen allgemeinen Rat zusammengefasst werden: Sorgen Sie dafür, dass das DMS-System gut zu Ihren Betriebsprozessen und Budget passt.

Neben den oben genannten allgemeinen Anforderungen sollten Sie sich des weiteren gut Gedanken machen.

Lassen Sie sich von "großen Namen" oder schönen Funktionen nicht zu sehr blenden. Wie gut das System auch ist: Wenn es nicht richtig zu Ihrem Unternehmen passt, kann dies zu langen Implementierungszeiten, höheren Kosten und dem Fehlen von wesentlichen Funktionen führen. Um diese Bedeutung zu unterstreichen, führen wir hier ein Beispiel auf, das zeigt, welche Probleme auftreten können.

Beispiel: Pharmaindustrie
Unternehmen in der Pharmaindustrie müssen vor allem Ihre Aufmerksamkeit auf die Wahl des richtigen DMS-Anbieters lenken. Wenn ein neues Medikament entwickelt wird, steht es unter ständiger Aufsicht der Behörden. Um zur Entwicklungsphase voranschreiten zu dürfen, müssen laufend wichtige Dokumente vorgelegt werden. Es gelten strenge Regeln für die Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der eingereichten Unterlagen.

Ein DMS kann helfen, diese Vorschriften zu erfüllen. Wenn Sie allerdings auf ein DMS-System vertrauen, das nicht mit diesen Prozessen vertraut ist, kann es sein, dass die Dokumentation nicht korrekt übermittelt wird. Im schlimmsten Fall kann dies zu erheblichen Verzögerungen in der Produktion führen, was eine Menge Geld kostet.

Wie finden Sie ein DMS, das zu Ihnen passt?

Sobald Sie sich über die Antworten auf diese Fragen Klarheit verschafft haben, ist es an der Zeit, nach Anbietern zu suchen. Aber wie stellen Sie das an? Sie könnten selbstverständlich Besuche bei Kollegen absolvieren oder Informationen aus Foren einholen um herauszufinden, welches DMS-System positiv angekommen ist und welches nicht.

Das Problem ist, dass kein Unternehmen wie das andere ist. Es ist deshalb möglich, dass ein DMS-System trotz der positiven Erfahrungen Ihrer Kollegen für Ihren Betrieb völlig ungeeignet ist. Natürlich können Sie sich auch selbst über das Internet informieren. Aber dann sehen sie aufgrund der vielen Angebote den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Dies sind nur einige der häufigsten Fehler bei der DMS-Auswahl.

Mit dem DMS-Führer finden Sie basierend auf Ihre Branche, unternehmensspezifischen Bedürfnissen und Ihrem Budget eine Auswahl von Lieferanten, die genau das, was Sie brauchen, liefern können. Sie erhalten darüber hinaus einen konkreten Einblick, wie viel eine Implementierung in ähnlichen Situationen gekostet hat. Holen Sie sich direkt Ihren kostenlosen DMS-Führer.