Wir sehen auch, dass Unternehmen in der DMS-Auswahl ein hohes Augenmerk auf die Benutzerfreundlichkeit legen. Nach reiflicher Überlegung wird ein System gewählt, dass eine besonders einfache Benutzererfahrung entwickelt hat. Ein häufiger Fehler ist es, dann zu glauben, dass ein System so einfach ist, dass die Verwendung recht intuitiv sei. Das Training wird vernachlässigt oder noch schlimmer ganz weggelassen.
Ein solches System zu finden ist im Übrigen sehr schwierig. Nicht jeder kann überall hervorragend sein und man muss sich zwischen Komplexität oder Einfachheit (sprich Benutzerfreundlichkeit) entscheiden. Dieser Abgleich stellt sicher, dass jedes Unternehmen sorgfältig mit seiner DMS-Auswahl umgeht. Hierfür können Sie den kostenlosen DMS Führer zu Rate ziehen.
Aber selbst das einfachste zu bedienende System kann zu Verwirrung führen. Die Folgen können schwerwiegend sein und über Erfolg oder Misserfolg eines DMS-Projekts entscheiden. Training ist daher bei jeder DMS-Implementierung von entscheidender Bedeutung. Aber worauf sollten Sie achten, wenn Sie ein Training für Ihre Mitarbeiter entwerfen?
Austausch von Dokumenten
Während eines DMS-Umsetzung werden Daten aus verschiedenen Softwaresysteme aneinander gekoppelt. Dateien bekommen ein neues, universelles Format, so dass sie besser kompatibel sind. Verschiedene Abteilungen in einer Organisation können Dateien dadurch viel leichter miteinander teilen. Aber das ist schließlich auch Sinn der Sache.
Der nicht-technische Teil einer DMS-Implementierung liegt zu einem großen Teil in einem Kulturwandel. Ein DMS bringt Dateien von vielen verschiedenen Abteilungen zusammen. Eine Datei, die vor dem Einsatz von einer einzigen Abteilung verwendet wurde, kann nach der Umsetzung von viel mehr Kollegen eingesehen werden. Manager sollten erkennen, dass sich die Mitarbeiter daran gewöhnen müssen.
Organisatorischen Auswirkungen
Es ist auch wichtig, dass Mitarbeiter bereit sind - mehr als bisher - Dokumente mit anderen Abteilungen zu "teilen". Es ist ein häufiger Fehler in einem DMS-Umsetzungs-Projekt, dass das Management die Auswirkungen des Projekts unterschätzt. Ein DMS sammelt, archiviert und integriert Dokumente mit den verschiedensten Formaten, die auch in verschiedenen Systemen aus verschiedenen Abteilungen erstellt werden. Das gesamte Unternehmen bekommt also mit der DMS Umsetzung zu tun. Dokumente, die traditionell nur von einer einzigen Abteilung verwendet wurden, können nun auch an anderer Stelle gefunden werden. Gerade am Anfang kann dies Widerstand hervorrufen.
Mit dem kostenlosen DMS-Führer entdecken Sie:
- Welche der Hunderten von DMS-Systemen zu Ihrer Organisation passen
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Ausbildung des vorhandenen Personal
Ihre Mitarbeiter sollten geschult sein, um mit einem DMS zu arbeiten. Eine gute DMS-Implementierung besteht unter anderem aus Schulungen, die für Kollegen auf verschiedenen Ebenen geeignet sind. Sie können diese Kurse von spezialisierten Instituten geben lassen. Eine andere Möglichkeit ist, dass Ihr Lieferanten bei der Umsetzung Kurse gibt. Es besteht ein Unterscheidung zwischen "allgemeinen" DMS Schulungen und kundenspezifischen Lösungen, die vollständig auf Ihre Organisation und das gewählte System zugeschnitten sind. Es gibt Unternehmen, die sich entscheiden nur wenige Arbeitnehmer (sehr umfangreich) einzuweisen und Training zu geben, sodass diese ihr Wissen daraufhin an den Rest des Unternehmens weitergeben.
Das Training sollte für alle Mitarbeiter gut zu verfolgen sein. Für ein optimales Trainingsprogramm kann ein spezialisiertes Ausbildungsinstitut angeheuert werden. Oft bietet der Lieferant oder die Partei, die die Implementierung durchführt, seinen Kunden Training an. Es gibt "allgemeine" Trainingseinheiten für die Arbeit mit DMS, und es gibt kundenspezifische Lösungen, die speziell auf die Organisation und die gewählte DMS-Lösung zugeschnitten sind. Einige Unternehmen wählen den Ansatz, in dem eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern (voll) ausgebildet werden. Sie geben dann ihre internen Kenntnisse an Kollegen weiter.
Schulung neuer Mitarbeiter
Im Laufe der Zeit bekommen auch neue Mitarbeiter mit dem DMS zu tun. Auch Sie müssen mit dem System arbeiten können.
Arbeitgeber sind oft zögerlich, neuen Mitarbeiter dann dieses (teure) Training zu geben, da sie nicht wissen, wie lange die neuen Kollegen bleiben. Es ist ein Trugschluss, dass neue Mitarbeiter das notwendige Wissen von älteren Mitarbeitern übermittelt bekommen, die die notwendige Ausbildung während der DMS-Implementierung abgeschlossen haben.
Das Problem ist, dass sie oft nur (bestimmte) Komponenten des DMS, mit denen sie arbeiten, erklären können. Neue Mitarbeiter sollten also ebenso geschult werden, auch wenn man im Voraus nicht weiß, wie lange sie bleiben. Kollegen, die schon länger im Unternehmen arbeiten, sollten regelmäßig einen Auffrischungskurs erhalten. Um die Alterung der DMS zu verhindern, ist von Zeit zu Zeit Absprache mit dem Lieferanten angebracht.