DMS Optimierung

Sie haben in die Umsetzung eines kostspieligen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) investiert, weshalb Sie dieses natürlich optimal nutzen wollen. Es ist wichtig, auf die Art zu achten, wie das DMS verwendet wird. Viele Unternehmen nutzen das System nicht optimal und lassen sich so wichtige Vorteile entgehen. Auf dieser Seite geben wir ihnen kurz Ratschläge, wie sie die DMS-Optimierung am besten angehen.

1. Messen Sie, ob Sie ihre Ziele erreicht haben.

Bevor Sie mit der Optimierung des DMS-System beginnen, müssen Sie erst einmal wissen, wann Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Sie haben ein DMS-System gewählt, weil Sie damit bestimmte Vorteile erzielen wollen. So wollen viele Unternehmen, dass relevante Informationen schneller gefunden und geteilt werden können. Aber was ist schnell? Und wie wichtig ist das in Ihrem Unternehmen?

Um vage Zielsetzungen konkreter zu machen, formulieren Sie die so genannten Key Performance Indicators (KPIs). Dies sind quantifizierte Ziele, die Sie mit der Einführung von DMS erreichen wollen. Vor der Einführung von DMS sollten Sie ein gutes Bild von den Informationsprozessen innerhalb Ihres Unternehmens bekommen. Fragen Sie sich deshalb im Voraus zum Beispiel:

  • Wie viel Zeit verliert ein Arbeitnehmer momentan mit der Suche nach Informationen?
  • Wie viele Versionen des gleichen Dokuments sind im Durchschnitt im Umlauf?
  • Wie oft müssen Dokumente neu erstellt werden, da sie verloren gingen?
  • Wie groß ist die durchschnittliche Zusammenarbeit via E-Mails?

Mit diesen Fragen können sie realisieren, wie viel Gewinn sie mithilfe eines DMS-Systems erreichen können. Dann formulieren Sie, wie Sie diese KPIs verbessern möchten. Auf der Grundlage der KPIs messen Sie dann die Verbesserungen innerhalb Ihrer Organisation nach der Einführung des DMS-Systems.

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2. Achten Sie auf die Arbeit von Technik und Personal.

Es gibt mehrere Gründe, warum ein DMS-System den erwarteten Nutzen nicht liefert. Manchmal liegt das an einem Fehler in der Technologie. Es können Funktionalitäten fehlen oder das neue DMS-System arbeitet nicht gut mit bestehenden EDV-Systemen zusammen. Besonders unmittelbar nach der Einführung des DMS-Systems müssen Sie gut darauf achten das alles technisch reibungslos verläuft. Wenn dem nicht so ist, kann die erwartete Produktivitätssteigerung ausbleiben.

Üblicherweise liegen die Fehler des DMS jedoch in der Art und Weise, in der das neue System verwendet wird. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Mitarbeiter selbst lernen, wie man das System verwendet. In der Praxis sieht man, dass Menschen nicht gerne ihre Arbeitsweise ändern. Die Chancen stehen gut, dass Ihre Mitarbeiter die neue Arbeit umständlich finden. Dies liegt daran, dass sie sich noch nicht an das neue System gewöhnt haben. Es gibt immer eine Lernkurve, durch die Ihre Organisation gehen muss. Ein gutes Training und Überwachung können eine Menge Zeit sparen. Stellen Sie also sicher, dass Sie hierfür genug Zeit einplanen.

3. Abwerten von Kontrolle gegenüber Flexibilität

Ein wichtiger Teil der Implementierung von DMS ist, dass es Kontrolle über den Zugriff auf die Dokumente gibt. Es wird selbst festgelegt, wer welche Gebrauchsrechte hat. In der Praxis sieht man, dass einige Unternehmen zu eifrig mit der Verwaltung dieser Rechte sind und die Benutzer in ihren Zugängen zu sehr einschränken. Mit der Verwaltung der Gebrauchsrechte, aber auch bei der Einrichtung von Workflows müssen sie konstant abwägen, ob die zunehmende Kontrolle nicht auf Kosten der Produktivität und Motivation Ihrer Mitarbeiter geht. Es wird auch wenig dazu beitragen, dass der Einsatz des DMS-Systems mit offenen Armen empfangen wird.

4. Finden Sie neue Möglichkeiten, um das DMS zu verwenden.

Wie wir bereits erwähnt haben wird DMS oft implementiert, um nur einen oder mehrere Aspekte des Informationsmanagements im Unternehmen zu optimieren. Das Hin-und Her von Emails innerhalb von Abteilungen ist beispielsweise unübersichtlich und ineffizient. Mit der Einführung eines DMS-Systems ist dieses Problem Geschichte.

DMS-Systeme können oft mehr, als Unternehmen Ihnen in erster Instanz zutrauen. Nachdem die primären Ziele (KPIs) erreicht worden sind, ist es eine gute Idee darüber nachzudenken, was mit dem DMS System noch möglich ist. Ein Unternehmen, dass seine E-Mail-Kommunikation effizienter machen möchte, könnte ein DMS-System zum Beispiel auch für folgendes verwenden :

  • Die Unterstützung der Verwaltung.
    Jede Betriebsverwaltung muss sich an die Regeln von Regierungsbehörden halten. In einigen Branchen (Lebensmittel, Arzneimittel) gelten besonders scharfe Vorschriften. DMS bringt Ordnung in das Chaos. Dokumente, Verträge, E-Mail, Website-Inhalte: Alles kann leicht wiedergefunden werden.
  • Einrichten von Workflows.
    Workflow-Management stellt sicher, dass die richtigen Informationen nach festen Regeln von einem Ort zum anderen kommen. Gute Arbeitsabläufe verbessern die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation. Denken Sie zum Beispiel an die Ausarbeitung eines Vertrages. Ein Handelsvertreter hat ein faires Abkommen mit einem Kunden, möchte aber noch eine Reihe von Ausnahmen in der Vereinbarung aufnehmen. Nach der Ausarbeitung der Vertragsänderungen geht der Vertrag direkt an die Rechtsabteilung. Erst wenn sie die Änderungen genehmigen, kann das Geschäft weitergehen. Durch den Workflow wird schneller gearbeitet und Sie haben eine bessere Kontrolle.
  • Festlegen von Berechtigungen.
    Ein weiteres Problem der Austausch der Dokumenten per E-Mail ist, dass diese versehentlich an unbefugte Dritte übermittelt werden können. Es kann sehr ärgerlich sein wenn wertvolle oder vertrauliche Informationen an die falschen Leute geraten. Mit einem DMS-System können Sie die Berechtigungen pro Benutzer festlegen. Die Dokumente können nur von denjenigen, die dafür verantwortlich sind, abgerufen oder verändert werden.

5. Beurteilen, ob das DMS-System das richtige ist.

Unmittelbar nach der Einführung eines DMS-Systems sind Startschwierigkeiten ganz normal. So muss das Personal erst noch lernen, richtig mit dem System umzugehen und es kann noch einige technische Probleme geben, die zuerst gelöst werden müssen. Besteht das Problem für einen längeren Zeitraum und bleiben die erwarteten Vorteile aus, dann liegt es jedoch wahrscheinlich an etwas anderem. Es kann sein, dass das ausgewählte DMS-System nicht gut genug an Ihr Unternehmen angebunden ist. Optimieren hat dann wenig Sinn. Am besten ist es, ein geeigneteres System zu suchen, als sich jahrelang weiterhin damit herumzuschlagen.

Wie stellen Sie sicher, dass Sie nicht wieder ein System wählen, welches Sie später bereuen? Das richtige DMS zu finden ist nicht einfach, aber dafür können Sie den DMS-Führer zu Rate ziehen. Basierend auf Ihrer Branche, unternehmensspezifischen Wünsche und Ihrem Budget, finden Sie aus hunderten angebotenen Lösungen eine kleine Auswahl von Lieferanten, die genau das liefern können was Sie brauchen. Machen Sie von unserem Fachwissen Gebrauch und fordern Sie unmittelbar den kostenlosen und unabhängigen DMS-Führer an.

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