Das klingt alles sehr verlockend. Doch welche dieser Vorteile machen für Sie eine DMS Umsetzung wirklich wert?
Bevor Sie eine DMS-Umsetzung beginnen, müssen Sie genau wissen, welche „Informationsprobleme“ es in Ihrem Unternehmen gibt und wie viel Geld und Zeit dies kostet. Erst dann wissen Sie, welche Funktionen die wichtigsten für Sie sind.
Wenn die Informationsprobleme ordnungsgemäß gekennzeichnet sind, können Sie mit der Umsetzung beginnen. Das ist keine leichte Aufgabe, aber eine wichtige. Die Einführung eines DMS-System hat einen großen Einfluss auf die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter täglich arbeiten. Mit schlechter Vorbereitung ist es wahrscheinlich, dass Sie nicht erfolgreich sind.
Wählen Sie den richtigen DMS Lieferant
Die Auswahl des richtigen DMS Lieferant ist einer der wichtigsten Schritte in Ihrer DMS Bereitstellung. Dies ist nicht einfach, da es Hunderte von DMS-System auf dem Markt gibt. Jedes Unternehmen ist einzigartig und damit unterscheiden sich die Anforderungen an ein DMS-System auch per Situation. Für zwei verschiedene Unternehmen kann dasselbe DMS-System ganz anders ausfallen.
Denken Sie über eine Cloud-Lösung nach? Sind Sie in mehreren Ländern aktiv? Gibt es branchenspezifische Anforderungen an die Dokumentation? Wie technisch versiert sind die Benutzer? Was ist Ihr Budget? An welche ISO-Richtlinien müssen Sie sich halten?
Dies sind nur einige der vielen Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie auf die Suche nach einem DMS-Anbieter gehen. Gehen Sie die Suche nach einem guten DMS-Anbieter daher ernsthaft an. Machen Sie nicht die häufigen Fehler bei der DMS-Auswahl.
Sie benötigen daher Beratung durch einen unabhängigen Dritten mit einer guten Kenntnis im Bereich von DMS-Systemen. Hierfür können Sie den kostenlosen DMS-Führer zu Rate ziehen. Basierend auf Ihrem Unternehmen, Ihrem Budget und den gewünschten Funktionalitäten wird aus Hunderten von Zulieferern eine kleine Auswahl getroffen.
Stellen Sie ein gutes Projektteam zusammen
Die Umsetzung eines DMS-System ist nicht nur eine Frage der IT oder der Verwaltung. Achten Sie darauf, die beabsichtigten Endbenutzer von Anfang an an der Umsetzung zu beteiligen. Schließlich wissen sie am besten, wie täglich gearbeitet wird und welche Dinge besser sein könnten.
Die Wahl eines Teamleiters erfordert besondere Aufmerksamkeit. Die Integration von DMS wird nicht auf jedermanns Prioritätenliste stehen. Die meisten Menschen haben genug mit ihren „normalen“ täglichen Aktivitäten zu tun. Es passiert deshalb oft, dass es nicht möglich ist, die für das Projekt erforderlichen Ressourcen zu erhalten. Durch die Ernennung eines Mitarbeiters mit hohem Dienstalter und Autorität können Sie diesem Problem entgegenwirken. So werden zum Beispiel die Wege kürzer sein und die Zusammenarbeit erleichtert werden.
Mit dem kostenlosen DMS-Führer entdecken Sie:
- Welche der Hunderten von DMS-Systemen zu Ihrer Organisation passen
- Wie viel eine DMS-Umsetzung in Ihrem Fall ungefähr kostet
- Welche die wichtigsten Funktionalitäten in Ihrer Branche sind
Halten Sie Sitzungen ab um mehr Wissen zu entwickeln
Jetzt, da sie ein gutes Projektteam zusammengestellt haben, planen Sie eine Reihe von Treffen ein. Das Ziel in diesen Treffen ist es, festzustellen welche Prozesse existieren, auf welche Art und Weise diese funktionieren und wo Verbesserungspunkte liegen können, wie die verschiedenen Abteilungen und Prozesse miteinander verknüpft sind usw.
Ohne diese Bestandsaufnahme läuft ein Unternehmen Gefahr, wenig Ertrag aus der Implementation zu erhalten. Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen ein DMS-System kaufen, ist schließlich die Interaktion zwischen verschiedenen Betriebsprozessen. Aber dann muss auch klar sein, welche Prozesse besonders wichtig sind.
Versuchen Sie, über potenzielle Probleme, die in der DMS-Umsetzung auftreten können, nachzudenken. Zum Beispiel, wenn derzeit wichtige Daten fehlen, beschädigt oder nicht gut strukturiert sind. Das ist ein Problem, das für das "Live Date" des Systems gelöst werden muss. Darüber hinaus können Sie über problematische Zeiten nachdenken, in denen keine technischen Probleme auftreten dürfen. Wenn etwas während der geschäftigsten Zeit des Jahres schiefläuft, werden die Schäden an Ihrem Umsatz enorm werden.
Nehmen Sie sich Zeit für die Umsetzung
Eine DMS-Umsetzung ist ein Großprojekt. Mitarbeiter mögen keine Veränderungen, und das ist genau das, was Sie mit einer DMS-Umsetzung erreichen wollen. Ein häufiger Fehler ist, dass die Unternehmen nicht ausreichend Zeit für die Umsetzung einplanen. Entscheidend ist eine gute Planung. Es ist auch wichtig, dass die Arbeitsanweisungen für alle Mitarbeiter während des gesamten Projekt eindeutig sind. Halten Sie sich fest an die Planung und Umsetzung.
Motivieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Eine DMS-Umsetzung ist mehr als Technik. Eine Organisation muss lernen, mit dem DMS zu arbeiten. Um es erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter richtig zusammenarbeiten. Die Mitarbeiter müssen die Vorteile des DMS verstehen. Ein ausführlicher Plan mit Schritt-für-Schritt Erklärungen, sowie eine gute Führung gewährleisten, dass die Kollegen in den verschiedenen Teilen der Organisation ausreichend motiviert sind. Gibt es Missverständnisse oder Unklarheiten oder wird der Prozess verzögert, so können Mitarbeiter denken, dass die DMS-Bereitstellung zum Scheitern verurteilt ist. Sie werden dem System aus dem Weg gehen, was unter allen Umständen verhindert werden muss.
Die Ausbildung des Personals ist ein wichtiger Teil einer DMS-Umsetzung. Trainingseinheiten sollten für alle Mitarbeiter einfach zu verfolgen sein, also auf verschiedenen Funktionniveaus. Es gibt spezialisierte Ausbildungseinrichtungen, die Training bieten. Manchmal stellt der Lieferant der zu beliefernden Partei die Trainingseinheiten auch selbst. Ein DMS-Programm kann "allgemein" sein, es gibt aber auch maßgeschneiderte Kurse, die ganz auf die spezifische DMS-Lösung für die die Organisation sich entschieden hat, basieren. Es besteht auch die Möglichkeit, nur ein paar Mitarbeitern eine sehr umfangreiche Ausbildung zu geben. Das Wissen, das Sie dadurch gewinnen, können sie dann an andere interne Mitarbeiter weitergeben.
Beginnen Sie das DMS-Umsetzungsprojekt
Eine DMS-Einführung sollte nicht unterschätzt werden. Lassen Sie sich aber besonders hierdurch nicht davon abgehalten, damit zu beginnen. Wenn eine DMS-Einführung ein Erfolg wird, können Sie die Sektkorken knallen lassen. Ein erfolgreich implementiertes DMS reduziert Kosten und führt zu geradlinigen Arbeitsabläufen.
Fangen Sie am Anfang an. Sorgen Sie dafür, dass Sie den richtigen DMS Lieferanten finden, sodass Sie auf dessen Erfahrung bauen können.
Es kann eine schwierige Aufgabe sein, aus Hunderten von DMS-Systemen den richtigen Anbieter zu finden. Nutzen Sie deshalb den kostenlosen DMS-Führer. Finden Sie schnell eine kleine Auswahl von Anbietern, die in Ihrer Branche spezialisiert sind.