Ist DMS auch für kleine Unternehmen?

Warum benötigen kleine Unternehmen ein DMS-System?

Die meisten Vorteile eines DMS sind für große und kleine Unternehmen die gleichen. DMS-Systeme sind oft modular aufgebaut. Sie können mit einer Basisversion mit einigen Funktionen beginnen, die für jeden Unternehmer interessant sind. Denken Sie dabei an die Unterstützung für Prozesse wie das Teilen von Dokumenten.

So können Sie das DMS-System also so zusammenstellen, dass es exakt an die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens anschließt.

Was für Eigenschaften eines DMS sind wichtig für kleinere Unternehmen?

Kleinere Unternehmen haben andere Bedürfnisse als große Organisationen. Daher ist es ratsam, ein System zu suchen, dass auf kleine Benutzer spezialisiert ist. Diese Systeme zeichnen sich durch das folgende aus:

• Einfache Implementierung
• Eigener Support (keine eigene IT-Abteilung erforderlich)
• Benutzerfreundlichkeit
• Niedrige Kosten

Natürlich sind diese auch erhebliche Vorteile für größere Organisationen, aber für sie entsteht ein Konflikt hinsichtlich des Themas Komplexität. Aufgrund der niedrigen Kosten und dem Fokus auf Benutzerfreundlichkeit stehen weniger umfassende Funktionalitäten zur Verfügung. Während dies für große Organisationen ein Problem darstellt, können kleine Unternehmen sehr gut ohne diese Komplexität leben.

Die Gefahr des "offenen" DMS.

Sie haben bestimmt über "Open Source" DMS gehört. Viele Leute denken, dass es sich um eine kostenlose Alternative zu kommerziellen Systemen handelt. Dies ist nicht immer der Fall. Erstens ist das Open Source-DMS nicht unbedingt kostenlos. "Open Source" bedeutet nur, dass der Quellcode eines DMS-Systems für jeden frei verfügbar ist, der damit arbeiten will. So können Sie diesen Quellcode verwenden, um ihre eigenen DMS-Funktionalitäten zu entwickeln. Das ist nicht einfach und erfordert eine Menge an (teurer) Programmierung.

Ein Open Source-DMS-System kann auch ohne viel Programmierung verwendet werden. Denn natürlich hat das Open Source-DMS auch Entwickler. Diese Parteien bauen schöne Funktionen und Module, die Sie sofort nutzen können. Jedoch sind diese letztendlich kommerzielle Parteien und für ihre Dienste müssen selbstverständlich bezahlt werden.

Neben kommerziellen Lösungen gibt es Open Source-DMS-Module, die sofort verwendbar und völlig kostenlos sind. Diese wurden durch eine "Gemeinschaft" von Freiwilligen entwickelt. Jedoch sind die Funktionalitäten beschränkt. Auch können Sie niemanden telefonisch zur Unterstützung erreichen. Man ist auf Blog-Beiträge und Diskussionsforen angewiesen. Dies kann frustrierend sein, wenn Sie ein Problem haben, bei dem Sie nicht weiterkommen. Das schadet Ihrer Produktivität dann natürlich sofort. Denken Sie also nicht zu leichtsinnig über diese Art von "kostenlosen" Systemen nach.

Welches DMS-System passt nun zu Ihrem Unternehmen?

Wie gesagt, machen Sie nicht den Fehler zu denken, dass Sie "zu klein" für ein DMS-System sind. Es gibt Hunderte von DMS-Systemen auf dem Markt, und alle haben ihre eigene Spezialisierung. Dutzende von Anbieter haben sich sogar ausschließlich auf die kleineren DMS-Anwender spezialisiert. Diese Lösungen sind sehr erschwinglich und oft können Sie eine kostenlose Demo nutzen.

Solche Anbieter finden Sie im kostenlosen DMS-Führer. Sie erhalten auch einen sofortigen Hinweis auf die Kosten und die Module, die für Sie interessant sein könnten.