Die Gefahren bei der Suche nach DMS

Das richtige DMS-System zu finden ist nicht einfach. Das Angebot ist groß, sodass es schwierig ist, die Spreu vom Weizen zu trennen. Wie gehen Sie also die Auswahl eines DMS an? In der Regel verwenden Unternehmen drei Methoden, um das geeignetste DMS-System zu finden.

  • Sie können Kollegen um Rat bitten, die gute Erfahrungen mit DMS-Systemen gemacht haben
  • Sie können selbst über das Internet Anbieter suchen und dort anfragen
  • Sie können einen externen Berater anstellen, der Ihnen bei Ihrer Suche hilft

Jeder Ansatz hat seine Vor- und Nachteile bei der Suche nach dem richtigen DMS-System. Hier diskutieren wir jede dieser Auswahlmethoden und die Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Auswahlmethode 1: Sie fragen Bekannte um Rat.

Nachteile:

  • Sie bekommen nur die Ansicht von einem Anbieter zu hören, wohingegen Ihnen mehr als 300 Optionen zur Wahl stehen
  • Eine gute Wahl für Kollegen bedeutet nicht gleichzeitig eine gute Wahl für Sie

Vorteile:

  • Ihre Bekannten haben (wahrscheinlich) keine versteckten Absichten
  • Sie haben die Möglichkeit, viele Fragen zu stellen

Die meisten Menschen beginne eine DMS-Suche damit, Freunde und Kollegen nach ihren Erfahrungen mit einem DMS zu fragen. Das ist kein schlechter Ausgangspunkt, aber Sie sollten auch hier vorsichtig sein. Wir diskutieren die Vor- und Nachteile dieses Ansatzes.

Vorteil 1: Ihre Freunde oder Kollegen haben keine versteckten Absichten.

Sie können davon ausgehen, dass Ihre Kollegen keine versteckten Absichten haben und ihre ehrliche Meinung über das System wieder geben. Sie haben schließlich nichts davon, Ihnen ein DMS-System "unterzuschieben". Das ist wirklich ein Pluspunkt im Vergleich zu z.B. einer eigenen Internet-Recherche.

Vorteil 2: Sie haben die Möglichkeit, viele Fragen zu stellen

Welche Suchmethode auch immer Sie verwenden, Sie sollten stets versuchen, Bewertungen und Nutzererfahrungen zu finden. Dies sind (natürlich) wertvoller als die Aussage des Lieferanten selbst. Aber auch wenn Sie eine (positive oder negative) ehrliche Bewertung finden, behandelt diese oft nur einen Aspekt des Dienstes.

Die "ansprechenden Funktionen" oder der "gute Kundenservice" werden zum Beispiel hervorgehoben. Aber das sind nur einige Aspekte. Was ist mit dem Budget? Benutzerfreundlichkeit der Software? Integrationsmöglichkeiten? Die Liste geht weiter. Selbst die umfassendste Bewertung wird Ihnen nicht alle diese Fragen beantworten können.

Wenn Sie im Gespräch mit einem Bekannten über DMS sind, haben Sie viel mehr Zeit, um Informationen auszutauschen. Ihr Gesprächspartner kann nicht nur von seinen langjährigen Erfahrung sprechen, sondern Ihnen bleibt auch die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Nachteil 1: Sie werden die Geschichte von nur einer Seite hören.

Wie bereits oben angedeutet, gibt es hunderte von Systemen auf dem Markt. Es ist schön, wenn ein Kollege gute Erfahrungen mit dem System hatte, dies ist dann jedoch nur eine Erfolgsgeschichte. Ohne eine ausführlichere Suche „spielen Sie mit dem Feuer“ indem Sie annehmen, dass keine besseren Optionen zur Verfügung stehen.

Nachteil 2: Eine gute Wahl für einen Kollegen bedeutetet nicht gleich eine gute Wahl für Sie.

Machen Sie sich klar, dass auch innerhalb der gleichen Branche jede Organisation einzigartig ist. Gerade die unternehmensspezifischen Themen sind es, die von entscheidender Bedeutung für eine richtige DMS Wahl sind. Denken Sie also genau über die folgenden Aspekte nach:

  • Haben Sie das gleiche Budget für ein DMS wie die Organisation Ihrer Kollegen?

    Vielleicht ist den Kollegen gelungen, für das DMS-Projekt mehr Geld zur Seite zu legen. Das DMS-System ist also möglicherweise zu teuer für Sie. Am besten beginnen Sie mit einem einfacheren DMS-System, um dann zu einem späteren Zeitpunkt darauf aufzubauen.

  • Benötigen Sie die gleiche Funktionalität wie Ihre Kollegen?

    Ein DMS-System sollte auch zu Ihrem Unternehmen passen. Da es Unterschiede zwischen dem Betrieb ihrer Bekannten und dem Ihren gibt, kann es dazu führen, dass Sie ein anderes DMS System benötigen. Nur weil ein DMS perfekt an die Prozesse ihrer Bekannten anschließt, heißt das nicht automatisch, dass es auch zu Ihrem Unternehmen passt.

  • Haben Sie die gleichen IT-Unterstützung, wie die Organisation Ihrer Kollegen?

    Wenn Ihre Kollegen eine große IT-Abteilung haben, könnte dies Auswirkungen auf die Auswahl eines DMS-Pakets haben. Nehmen Sie zum Beispiel die Wahl zwischen DMS "in der Cloud" oder On-Premise (System welches auf Ihrem eigenen Server installiert wird). Bei DMS-Systemen in der Cloud, ist oft weniger IT-Wissen innerhalb Ihres Unternehmens erforderlich. Das führt jedoch zu erhöhten Lizenzkosten und Outsourcing des Datenschutzes an eine dritte Partei.

Ist es also eine gute Idee Kollegen um Rat zu fragen?

Bekannte zu fragen, kann Ihnen sehr helfen, sich ein Bild von der Lage zu machen. Wirklich objektive Information ist nicht leicht zu finden, daher ist dies von großem Vorteil. Denken Sie dennoch daran, dass es viel mehr Anbieter auf dem Markt gibt, die sogar noch besser geeignet sein können. Sie bekommen nur einen Erfahrungsbericht zu hören. Nehmen sie diesen Rat nicht wahllos an, sondern beachten Sie die Unterschiede, die zwischen den Unternehmen liegen.

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Auswahlmethode 2: Sie suchen Sie sich online Anbieter und fordern Angebote an.

Nachteile:

  • Sie bekommen jedes Mal ein nur unvollständiges Bild des DMS-Markts.
  • Die Informationen, die Sie finden, sind wahrscheinlich nicht unparteiisch
  • Die Suche selbst auszuführen ist sehr zeitaufwendig

Vorteile:

  • Sie können sofort mit der Suche starten.
  • Es ist ein guter Ausgangspunkt um sich zu orientieren

Die meisten Unternehmen beginnen die Suche nach DMS, wie sie auch andere Informationsbeschaffung beginnen: mit einer Internet-Forschung. Sie googlen "DMS-System" und innerhalb von Sekunden erscheinen Millionen von Ergebnissen. Es ist dann eine echte Herausforderung aus allen Ergebnissen die wertvollsten Informationen heraus zu filtern.

Nachteil 1: Sie bekommen jedes Mal ein nur unvollständiges Bild des DMS-Markts.

Obwohl die meisten Unternehmen auf diese Weise angehen, gibt es doch etwas zu beachten. Sie wählen wahrscheinlich die ersten 10, 20 oder (wenn Sie viel Zeit investieren) 30 Ergebnisse um sich diese näher anzuschauen.

Dabei treten zwei unmittelbare Probleme auf. Die Tatsache, dass ein DMS-Anbieter unter den ersten dreißig Suchergebnisse in Google ist, sagt nichts über die Qualität der Dienstleistungen aus. Die einzige Sache der Sie sich sicher sein können ist, dass dieses Unternehmen ein großes Marketing-Budget hat (sonst würde es nicht am Anfang stehen).

Das zweite Problem ist, dass Sie im besten Fall Informationen von 20-30-Systemen finden. Das ist weniger als ein Zehntel des gesamten DMS-Markts. Sie müssen also viel Glück haben, dass sich gerade zwischen diesen Anbietern das für Sie am besten geeignete DMS-System befindet.

Nachteil 2: Die Informationen, die Sie finden, sind in der Regel nicht unparteiisch

Einer der Hauptgründe, um nicht direkt Informationen von Anbietern direkt einzuholen ist die Glaubwürdigkeit der bereitgestellten Informationen. Anbieter erzählen Ihnen nicht unbedingt Unwahrheiten über ihre Lösung, aber die Vollständigkeit der Informationen lässt teilweise zu wünschen übrig.

Es ist nicht verwunderlich, dass DMS-Anbieter die Stärken ihrer Lösung betonen und die Schwächen nur nebensächlich behandeln. Schließlich wollen sie Sie überzeugen, das DMS-System zu kaufen. Dies kann zu Verwirrungen führen. So wie bei Dennis van den Oetelaar, geschäftsführender Gesellschafter bei Safe Society International, der davon sehr betroffen war.

"Eines Tages schauten wir bei Google nach, was sich so finden lies" erzählt De Oetelaar rückblickend, "und dann sahen wir, dass AdWords seinen Job macht. Man klickt immer auf die Anzeigen, die als erstes erscheinen" . Van den Oetelaar trifft auf Anbieter mit begeisterten Verkäufern: "Es kommt ein Account Manager vorbei, der scheinbar alles hat, was man sich nur wünscht. Sie wollen vor allem eines: verkaufen, verkaufen, verkaufen. Aber ich bevorzuge, dass ich eine ehrliche Erklärung darüber bekomme, was machbar ist und was nicht. Dann finden sie zum Beispiel heraus, dass sie nur 70% bereitstellen und 30% auf Maß angefertigt werden muss. "

Nachteil 3: Eine eigene Suche ist sehr zeitaufwendig

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, ist es nicht leicht, Informationen über DMS-Systeme zu sammeln. Es ist einfach, eine Online-Suche zu starten, aber schließlich braucht es viel Zeit. Man muss Dutzende von verschiedenen Websites anschauen, dort die richtigen Informationen finden, Angebote anfordern, Rückrufe bekommen etc. etc. Bevor Sie etwas weitergekommen sind, sind vielleicht schon 2 Wochen vervangen.

Ist eine Internet-Suche also eine gute Idee?

Der Vorteil einer Internet-Suche ist, dass Sie sofort damit beginnen können. Sie entscheiden, welche Informationen von Interesse sind und welche nicht. Daher ist es ein schöner Ausgangspunkt, um sich einzulesen, was auf dem Markt vorhanden ist. Darüber hinaus wird jedoch angeraten, auch weitere unabhängige Informationen über Systeme die Sie gefunden haben, zu suchen. Seien Sie sich klar, dass Sie andererseits niemals ein vollständiges Bild des DMS-Markts bekommen.

Auswahlmethode 3: Anstellung eines externen Beraters.

Nachteile:

  • Unabhängige Berater kosten Geld.
  • Die Unterstützung eines Beraters ist schwer intern zu verkaufen.

Vorteile:

  • Externe Berater sind in ihrem Urteil unabhängig.
  • Externe Berater haben eine gute Kenntnis der DMS-Angebote.

Die letzte Option, die wir diskutieren, um ein DMS-System zu finden, ist das Anstellen eines externen Beraters. Diese Fachleute befassen sich ausschließlich mit der Begleitung und Betreuung von DMS-Implementierungen. Darüber hinaus beraten Sie nicht nur bei der Auswahl eines DMS-Systems. Auch die Ausbildung des Personals, Analyse von Geschäftsprozessen und das Erstellen einer Umsetzungsstrategie sind zentrale Funktionen eines externen Beraters.

Einen externen Berater um Rat zu bitten bringt ihnen sichtlich viele Vorteile. Natürlich steht und fällt alles mit dem Know-how des Beraters, aber lassen Sie uns für einen Moment annehmen, dass Sie einen geeigneten Professionellen finden konnten.

Vorteil 1: Externe Berater sind in ihrem Urteil unabhängig.

Externe Berater arbeiten oft unabhängig von Lieferanten. Sie bezahlen den Berater selbst, also ist deren einziges Ziel, den DMS-Prozess gut zu durchlaufen.

Vorteil 2: Externe Berater haben eine gute Kenntnis des DMS-Angebots.

Sie verfügen nicht über die Zeit, um stets über alle Entwicklungen im DMS-Markt informiert zu sein. Diese Zeit hat der DMS-Berater jedoch sehr wohl, denn das ist schließlich sein Beruf. Selbst wenn die Berater nicht die richtigen Anbieter kennen, wissen sie, wo man nach diesen suchen muss. Der DMS-Führer wird auch täglich von professionellen DMS-Beratern verwendet, um zusätzliche Informationen über DMS-Anbieter zu finden.

Nachteil 1: Unabhängige Berater kosten Geld.

DMS-Berater kommen in allen Formen und Größen, aber sie haben eines gemeinsam: Sie kosten Geld.

Nachteil 2: Schwierig, intern zu verkaufen

Die Bedeutung der guten Auswahl eines DMS wird strukturell unterschätzt. Noch viel mehr, wir hören viele Geschichten, dass Manager von den Vorteilen eines DMS-Systems überzeugt werden müssen. Die Basis für das Projekt zu finden ist so wichtig wie schwierig.

Wenn es schon so schwierig ist, ein DMS-Projekt an das Management zu verkaufen, bedenken Sie dann erst, wie schwierig es ist, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass ein externer Berater benötigt wird, um bei dem Projekt zu helfen. Die Annahme eines Beraters ist für die meisten (selbst großen) Unternehmen nicht durchführbar.

Muss ich also einen externen Berater für ein DMS zu Rate ziehen?

Sich bei einem Berater Hilfe zu holen kann eine gute Option sein, aber für viele Unternehmen ist dies nicht notwendig. Das große Problem ist, dass es im Voraus nicht ganz klar ist, welchen Wert der Berater bringt.

Fazit: Wie sollen wir die Suche also angehen?

Wie Sie lesen konnten, muss man bei jeder Methode die Vor- und Nachteile abwägen. Speziell für diesen Zweck haben wir vor zehn Jahren den ersten DMS-Führer entwickelt. Wir sind vollkommen unabhängig und beschäftigen uns vollständig mit der DMS-Auswahl. Deshalb haben wir im Laufe der Zeit Hunderte von DMS-Systeme in unseren Führer aufgenommen und es gibt fast kein DMS-System, das wir nicht kennen.

Wir können aufgrund Ihres Budgets, Branche, Betriebsprozessen und spezifischen Anforderungen in kurzer Zeit eine Auswahl der besten DMS-Systeme für Ihr Unternehmen treffen. So können Sie alle Vorteile eines professionellen DMS-Beraters erhalten mit jedoch einem großen Unterschied: unseren Service bekommen Sie völlig kostenlos.

Wir können ihnen dies anbieten, da uns die hunderten gelisteten DMS-Anbieter eine Gebühr zahlen. Unsere ausgewählte Beratung ist natürlich auch für sie von unschätzbarem Wert. Sie, der DMS Suchende, kommen in Kontakt mit einem Anbieter, der genau das liefern kann, was Sie benötigen. Das bedeutet wiederum, dass dieser in Kontakt mit idealen Kunden kommt, die genau auf der Suche nach dem sind, was sie zu liefern haben.

So ist es eine win-win Situation für alle Beteiligten.

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